Overslaan en naar de inhoud gaan

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Waarom moet ik inloggen?

De reden hiervoor is om een controle te hebben op wie de aanvragen opstart. Deze informatie wordt niet bijgehouden, maar door te werken met een rollenbeheer kan er gespecifieerd worden wie de aanvragen kan indienen. Dit rollenbeheer wordt intern in uw organisatie gedaan, dus daarover heeft het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle (FANC) geen controle.

Hoe werkt het CSAM-Platform?

De toegang tot het platform voor de “FANC Beveiligingsscreenings” wordt via het CSAM-platform beheerd. CSAM biedt de ondernemingen een interface aan voor het organiseren en beheren van de rollen die ze willen toekennen aan hun medewerkers die van de applicaties van de Belgische overheid, waaronder voor deze aanvragen, gebruik maken. De gebruikers kunnen op CSAM inloggen via de frequent gebruikte en betrouwbare identificatietechnologieën, zoals e-ID of ItsMe.

Indien u niet vertrouwd bent met het CSAM-platform, dan raden wij u aan de documentatie op de CSAM-website te lezen, die in verschillende talen beschikbaar is. Voor een snel overzicht van de werking van het gebruikersbeheer in CSAM, verwijzen wij naar de hieronder beschreven stappen.

HET GEBRUIKERSBEHEER IN CSAM (Raadpleeg ook deze link. U kan er een "step-by-step" gids downloaden):

  1. De organisatie duidt een Hoofdtoegangsbeheerder aan. Wanneer de organisatie CSAM voor het eerst gebruikt, moet deze fase door de wettelijke vertegenwoordiger (CEO) worden doorlopen.

    Ter informatie : Als u niet op de hoogte bent van wie de wettelijke vertegenwoordiger is van uw juridische entiteit, dan kan u deze informatie consulteren op het website van het KBO (Opzoeking in de kruispuntbank van ondernemingen (KBO) | KBO Public Search (fgov.be). U geeft uw KBO nummer op het vakje en zo kan je de pagina consulteren van uw juridische entiteit. Alle personen die bij naam aangeduid zijn in de rubriek ‘functies’ worden aanzien als wettelijke vertegenwoordiger van de juridische entiteit. U kan de helpdesk van het KBO contacteren: helpdesk.bce@economie.fgov.be Voor alle vragen voor wijziging van deze informatie. Als u bij deze vraag voor wijziging een bewijs mee stuurt, zal uw vraag sneller behandeld worden. 
     

  2. Enkel de wettelijke vertegenwoordiger hebben de autorisatie om het aanvragformulier rechtstreeks te consulteren. Zij kunnen echter en rol delegeren aan een personeelslid via het rolbeheersysteem (zie stap 3). De Hoofdtoegangsbeheerder kan één of meerdere Toegangsbeheerders aanduiden aan wie hij één of meerdere domeinen kan toevertrouwen.
    • Opmerking: De Hoofdtoegangsbeheerder is per definitie ook Toegangsbeheerder voor alle domeinen. Wanneer hij de enige persoon is om deze rollen te vervullen, dienen er geen bijkomende Toegangsbeheerders te worden aangeduid.
    • Belangrijk: Het platform voor de “FANC Beveiligingsscreenings” behoort tot het domein van Binnenlandse Zaken. Wanneer u de Toegangsbeheerders aanduidt, zorg er dan ook voor dat ze met dit domein verbonden zijn,  zodat de beheerders de rollen voor deze functionaliteit kunnen beheren.
       
  3. Een Toegangsbeheerder maakt gebruik van het eGov Role Management (RMA) om de verschillende rollen aan de gepaste gebruikers binnen het platform toe te kennen.

    Bij de aanvragen van veiligheidsattesten, toegangsvergunningen en erkenningen van buitenlandse veiligheidsmachtigingen betreft dit de rol “FANC Beveiligingsscreenings”.

  • Opgelet: Het is de verantwoordelijkheid van de Toegangsbeheerder van de organisatie om er steeds op toe te zien dat de juiste rollen aan de juiste gebruikers zijn toegekend! Het FANC heeft geen bevoegdheid in het  beheer van de rollen en de gebruikers van de organisaties op het CSAM-platform.

Normaliter dienen stap 1 en stap 2 slechts te worden doorlopen bij a) de eerste registratie in CSAM, of b) telkens wanneer er binnen een organisatie de Hoofdtoegangsbeheerder of een lokale Toegangsbeheerder moet worden gewijzigd.

Stap 3 moet worden doorlopen telkens wanneer een nieuwe gebruiker toegang tot het platform voor de “FANC Beveiligingsscreenings” dient te hebben, of wanneer de rollen van een bestaande gebruiker gewijzigd of geschrapt moeten worden.

Welke rol dient er toebedeeld te worden binnen het CSAM-platform om deze aanvragen te kunnen doen?

Voor de aanvragen van veiligheidsattesten, toegangsvergunningen en erkenningen van buitenlandse veiligheidsmachtigingen gaat het om de rol: “FANC Beveiligingsscreenings”.

  • Opgelet: Het is de verantwoordelijkheid van de Toegangsbeheerder van de organisatie om er steeds op toe te zien dat de juiste rollen aan de juiste gebruikers zijn toegekend! Het FANC zal niet (en kan niet) tussenkomen bij het beheer van de rollen en de gebruikers van de organisaties op het CSAM-platform.
Wat als het systeem zegt dat ik niet de juiste rol heb?

U kan aangeven dat u de rol wil aanvragen. Deze aanvraag gaat naar de persoon binnen uw organisatie die de verantwoordelijkheid heeft om deze rollen te geven. Het FANC kan hier dus niet in tussenkomen.

Je krijgt een bevestigingsmail wanneer de rol werd toegekend.

Zich connecteren met het CSAM platform als u de wettelijke vertegenwoordiger bent

Gelieve naar deze website te gaan https://apps.digital.belgium.be/forms/show_/fanc/securityFileRequest?clearCache=true of direct op deze link te klikken.

Kies vervolgens uw authenticatiemethode en volg de instructies op het scherm.

  • Opgelet: De commerciële certificaten mogen niet op de applicatie worden ingediend, dit is niet toegelaten.
    ​​​

Wanneer onderstaand scherm verschijnt, gelieve te kiezen “In naam van de organisatie” gezien u zich connecteert als wettelijke vertegenwoordiger.

Het formulier zal vervolgens zichtbaar zijn.

Zich connecteren met het CSAM platform als u niet de wettelijke vertegenwoordiger bent

Als u niet de wettelijke vertegenwoordiger bent van het bedrijf, is het noodzakelijk dat een hiervan u de correcte rol geeft alvorens u kan connecteren.

Deze toekenning van rollen wordt gedaan in 2 stappen via sociale zekerheid en de administratie van rollen:

  1. Aanduiding van een Hoofdtoegangsbeheerder.
    De wettelijke vertegenwoordiger dient zich te connecteren via deze link: Beheer der Toegangsbeheerders - CSAM.be
    Indien u een probleem ondervindt in deze stap, nodigen we u uit om de ondersteuningsdienst van de sociale zekerheid te contacteren op 02 511 51 51.
  2. Toekenning van rollen
    De Hoofdtoegangsbeheerder dient zich te connecreten via deze link: Mijn eGov-Rollenbeheer (belgium.be)
    De hoofdtoegangsbeheerder van het bedrijf dient zich te connecteren op deze site voor het beheer van de rollen en volgt de volgende procedure in 3 stappen om u de juiste rol toe te kennen.
    Beheer van de toegangsaanvragen in de rollenadministratie- RMA - Loginhulp.be (aideacces.be)

Eens de rol u werd toegekend door de wettelijke vertegenwoordiger, gelieve deze link te volgen om toegang te krijgen tot het formulier: https://apps.digital.belgium.be/forms/show_/fanc/securityFileRequest?clearCache=true

Kies vervolgens uw authenticatiemethode en volg de instructies op het scherm.

  • Opgelet : De commerciële certificaten mogen niet op de applicatie worden ingediend, dit is niet toegelaten.

Wanneer onderstaand scherm verschijnt, gelieve te kiezen “In naam van de organisatie” gezien u zich connecteert als wettelijke vertegenwoordiger.

Het formulier zal vervolgens zichtbaar zijn.

Waar vind ik het online formulier?

Dit is te vinden via: https://apps.digital.belgium.be/forms/show_/fanc/securityFileRequest?clearCache=true

Let wel, dit formulier werkt niet op “internet explorer”, gelieve een andere browser te gebruiken. 

Je dient op dit formulier in te loggen met EID of via één van de andere mogelijkheden die beschreven staan op de website.

Wat zijn de verschillende stappen van de aanvraag?

Via het online platform zal u de gegevens moeten invullen die nodig zijn op het aanvraagformulier. De veiligheidsofficier ontvangt vervolgens, per mail, het aanvraagformulier in de correcte vorm met alle informatie die u hebt opgegeven. Dit document dient nog ondertekend te worden.

De documenten kunnen digitaal of met de hand ondertekend worden, let wel:

  • Digitaal: wanneer alle handtekeningen digitaal zijn, hoeft u de documenten niet per post te versturen;
  • Manueel: indien één van de handtekeningen manueel is, dienen wij de documenten nog per post te ontvangen.

De ondertekende documenten dienen opgeladen te worden via de daarvoor voorziene link (deze vindt u in de mail van het document).

U ontvangt per mail een bevestiging wanneer de digitale documenten door ons ontvangen werden.

U ontvangt vervolgens een tweede mail met de beslissing over de ontvankelijkheid van de aanvraag:

  • Ontvankelijke aanvraag: De verificatie of het onderzoek wordt opgestart;
  • Niet ontvankelijke aanvraag: De aanvraag wordt stopgezet en we vragen het proces opnieuw te doorlopen.

Het uiteindelijk antwoord op uw aanvraag wordt ook per mail verstuurd, met in bijlage het besluit over het dossier.

Onder welk e-mail adres wordt de communicatie ontvangen?

De communicatie worden verstuurd naar de opgegeven veiligheidsofficier. Het e-mail adres zal ook verschijnen op het aanvraagformulier. Indien u hier liever een algemeen e-mail adres voor wilt opgeven, dient de veiligheidsofficier zelf hiervoor een mail te versturen naar screening@fanc.fgov.be.

  • Opgelet: Het is de verantwoordelijkheid van de veiligheidsofficier van de organisatie om er steeds op toe te kijken dat enkel de juiste personen de documenten van de veiligheidsattesten ontvangen via het opgegeven e-mail adres. Het FANC zal niet verantwoordelijk zijn hiervoor.
Hoe werkt het online aanvraagformulier?

Het formulier kan enkel ingevuld worden door de personen die aangeduid worden binnen het CSAM-platform, meer uitleg hierover kan u vinden bij de vraag ‘hoe werkt het CSAM-Platform’.

De aangegeven personen met de correcte rol, kunnen via hun Eid inloggen op het platform en kunnen kiezen om een aanvraag op te starten bij het FANC (FANC Beveiligingsscreenings).

De eerste keuze die u kan doen in het formulier is het soort van aanvraag:

  • Veiligheidsattest: een aanvraag voor toegang tot de nucleaire zones/documenten voor iemand die in België woont;
  • Toegangsvergunning: een aanvraag voor toegang tot de nucleaire zones/documenten voor iemand die NIET in België woont;
  • Erkenning van een buitenlandse veiligheidsmachtiging: een erkenning die enkel mogelijk is als een persoon reeds in het bezit is van veiligheidsmachtiging uit het buitenland. Deze erkenning is enkel geldig voor de nucleaire zones/documenten en geeft dus geen toegang tot geclassificeerde informatie.

Op basis van deze keuze zal u bepaalde elementen in het formulier moeten aanvullen en/of toevoegen.

U zal hier ook de keuze moeten maken onder welk bedrijf en via welke veiligheidsofficier de aanvraag gebeurt, het gaat hier om dezelfde persoon als deze die het document zal ondertekenen.

De gevraagde rechtsbasis is het volgende element dat het aanvraagformulier zal vormen. Afhankelijk van de rechtsbasis zullen meer of minder gegevens worden opgevraagd:

  • Art. 5,§2,a KB Veiligheidsattesten (Veiligheidsattest)/ Art. 13,§2,a KB veiligheidsattesten (toegangsvergunning) : Aanvraag voor een persoon werkzaam voor een contractant van de nucleaire site, toegang wordt gevraagd voor een periode korter of gelijk aan 12 maanden (veiligheidszone Vertrouwelijk) of 15 maanden (veiligheidszone Geheim).
  • Art. 5,§2,b KB Veiligheidsattesten (Veiligheidsattest)/ Art. 13,§2,b KB veiligheidsattesten (toegangsvergunning) : Aanvraag voor een persoon werkzaam voor een contractant van de nucleaire site, toegang wordt gevraagd voor een periode langer dan 12 maanden (veiligheidszone Vertrouwelijk) of 15 maanden (veiligheidszone Geheim).
  • Art. 5,§2,c KB Veiligheidsattesten (Veiligheidsattest)/ Art. 13,§2,c KB veiligheidsattesten (toegangsvergunning) : Aanvraag voor een persoon werkzaam voor een contractant van de nucleaire site, toegang wordt gevraagd voor één dag. 

Op basis van de keuze hier zal er gevraagd worden bepaalde elementen aan te vullen of toe te voegen. Gelieve alles zo correct mogelijk aan te vullen.

  • Opgelet: Eens het formulier afgerond werd en doorgestuurd, is uw aanvraag nog niet volledig! Per mail zal het ingevulde formulier nog ontvangen worden. Dit formulier dient nog ondertekend te worden en opgeladen te worden via de opgegeven link (in dezelfde mail waarmee u het formulier ontvangt).
Het aanvraagformulier werkt niet, wat nu? 

Enkele tips:

  • Probeer met een andere internet browser, het formulier wekt niet met internet explorer;
  • Als niet alle noodzakelijke elementen zijn aangevuld, zal je het formulier niet kunnen doorsturen.
De veiligheidsofficieren in de lijst van het aanvraagformulier zijn niet correct, hoe pas ik dit aan?

Gelieve bij een rechtzetting of een aanpassing van de veiligheidsofficieren, steeds een update te sturen van de bedrijfsfiche naar screening@fanc.fgov.be.

Er staan geen veiligheidsofficieren in de lijst van het aanvraagformulier, hoe pas ik dit aan?

Gelieve deze gegevens aan te passen door een update te sturen van de bedrijfsfiche naar screening@fanc.fgov.be.

Wat moet er per post verstuurd worden?

Alle documenten dienen ondertekend te worden. Dit kan zowel digitaal als manueel. Let wel, van zodra één van de handtekeningen niet digitaal is, dienen we de documenten ook nog per post te ontvangen:

  • Digitaal: wanneer alle handtekeningen digitaal zijn, hoeft u de documenten niet per post te versturen;
  • Manueel: indien één van de handtekeningen manueel is, dienen wij de documenten nog per post te ontvangen.

 

Adres: Federaal Agentschap Nucleaire Controle, Afdeling nucleaire beveiliging, Ravensteinstraat 36, B-1000 Brussel

 

Dit is de eerste aanvraag van mijn bedrijf, hoe ga ik te werk? 

We vragen om in eerste instantie de bedrijfsfiche door te sturen naar screening@fanc.fgov.be. Uw firma kan zo toegevoegd worden aan het digitaal systeem.

Uw firma krijgt vervolgens toegang tot het CSAM-Platform. Hoe dit werkt kan u vinden in de vraag ‘hoe werkt het CSAM-Platform’.

Facturatie

De factuur voor de aanvragen van veiligheidsattesten wordt per trimester verstuurd voor de gedane aanvragen. Deze zal het dossier dus niet blokkeren, maar bij het niet betalen van de facturen zullen de volgende aanvragen niet voltooid kunnen worden.

 

Laatst aangepast op: 
10/06/2021